دليل شامل لوضع استراتيجية مشتريات فعالة

لم تعد وظيفة المشتريات مجرد عملية معاملات للحصول على السلع والخدمات. في بيئة الأعمال العالمية المعقدة اليوم، تعد استراتيجية المشتريات المدروسة جيدًا أمرًا حيويًا لنجاح أي مؤسسة. إنها بمثابة خارطة طريق استراتيجية تتماشى مع رسالة الشركة وأهدافها الأوسع، مما يتيح لها التنقل في سلاسل التوريد المعقدة، والتكيف مع تقلبات السوق، وتحقيق وفورات في التكاليف، وتعزيز الكفاءة التشغيلية، ودفع النمو.

تتجاوز استراتيجية المشتريات الفعالة مجرد خفض التكاليف؛ فهي تدور حول خلق القيمة وتقليل المخاطر. من خلال إدارة مخاطر سلسلة التوريد بشكل استباقي، يمكن للشركات حماية نفسها من الاضطرابات وبناء المرونة. علاوة على ذلك، يمكن لإطار عمل المشتريات القوي أن يعزز الابتكار والاستدامة من خلال تعزيز الشراكات التعاونية مع الموردين ودمج الاعتبارات الأخلاقية والبيئية (المشتريات الخضراء) في قرارات التوريد.

ما هي استراتيجية المشتريات؟

استراتيجية المشتريات هي خطة منظمة تحدد كيفية قيام المؤسسة بشراء السلع والخدمات اللازمة لعملياتها. الهدف الأساسي هو ضمان الحصول على هذه الضروريات بكفاءة وفعالية من حيث التكلفة وبطريقة مستدامة، مع التوافق التام مع احتياجات العمل الشاملة. تحدد الاستراتيجية وتوجه الخطوات الرئيسية في عملية الشراء، والتي تشمل عادةً:

• تحديد احتياجات العمل.
• تحديد الموردين المحتملين وتقييمهم.
• التفاوض على العقود والشروط.
• إدارة العلاقات المستمرة مع الموردين.
• الاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل معاملة.

تختلف تفاصيل الاستراتيجية بين المؤسسات بناءً على صناعتها واحتياجاتها المحددة وأهدافها. تشمل الأهداف المشتركة القضاء على الإنفاق غير المنظم، وزيادة كفاءة التسليم، وتقليل الأخطاء، وضمان الامتثال التنظيمي، وبناء علاقات قوية ومفيدة للطرفين مع الموردين.

تتطلب الاستراتيجية الناجحة توازنًا دقيقًا بين المواهب البشرية والتكنولوجيا والامتثال والأخلاق والاستدامة. يجب أن تكون قابلة للتكيف ومنفتحة على الأساليب الجديدة والأفكار المبتكرة التي تدفع القيمة والكفاءة والتحسين المستمر.

خطوات لوضع استراتيجية مشتريات ناجحة

يتضمن تطوير استراتيجية مشتريات فعالة عملية منهجية:

1. تحليل الوضع الحالي (CSA): قم بتقييم إطار عمل المشتريات الحالي (إن وجد) لتحديد مدى كفاءته وفعاليته في تلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية. قم بإجراء تحليل شامل للإنفاق لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص. افحص التكاليف المباشرة وغير المباشرة، وتكاليف الموردين المحددين، واتجاهات التكلفة.
2. تحديد الاحتياجات التنظيمية: افهم أهداف عملك الأوسع (مثل زيادة المبيعات، وتحسين التدفق النقدي، وإدارة الجودة، والاستدامة) وقم بمواءمة استراتيجية الشراء الخاصة بك لدعم هذه الأهداف بشكل مباشر.
3. إشراك أصحاب المصلحة: حدد وتعاون مع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين (الإدارات الداخلية والموردين وغيرهم) الذين سيتأثرون بالاستراتيجية. اجمع رؤى متنوعة، وقم بإدارة التوقعات، وقم ببناء الدعم.
4. تحديد أهداف العمل: ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا (SMART) لوظيفة المشتريات والتي تدعم بشكل مباشر أهداف العمل الشاملة (مثل تحقيق مستوى معين من خفض التكاليف، وتحسين إدارة المخاطر، وتعزيز علاقات الموردين).
5. تحديد سياسات المشتريات: ضع سياسات وإجراءات ونماذج تشغيل واضحة ومتفق عليها للمشتريات تتماشى مع الأهداف. حدد بوضوح معايير اختيار الموردين وإدارة العقود ومبادرات الامتثال. كن مرنًا وقم بتوصيل فوائد أي تغييرات.
6. دمج أدوات جديدة: استكشف واستثمر في التقنيات التي يمكن أن تدعم استراتيجيتك، مثل برامج الشراء الإلكتروني، وأنظمة الشراء للدفع (P2P)، وأدوات تحليل الإنفاق، وبرامج إدارة علاقات الموردين (SRM). تعمل هذه الأدوات على زيادة الدقة والإنتاجية والرؤية.
7. وضع الاستراتيجية: قم بصياغة استراتيجية مشتريات شاملة بناءً على الخطوات السابقة، تحدد نهجك في إدارة الموردين وتخفيف المخاطر وتحسين التكاليف. تأكد من أنها مرنة بما يكفي للتكيف.
8. تحديد مقاييس النجاح: ضع مؤشرات أداء رئيسية واضحة (KPIs) لقياس نجاح استراتيجيتك. يجب أن تتماشى هذه المقاييس مع أهداف العمل (مثل تقليل الأخطاء، وتوفير التكاليف، وتقييمات أداء الموردين، وأوقات دورات الشراء).
9. تنفيذ الاستراتيجية: قم بتنفيذ الخطة بطريقة مرحلية ومنسقة جيدًا. قم بتوفير التدريب والدعم اللازمين لضمان الانتقال السلس.
10. قياس الاستراتيجية وصقلها: قم بقياس الأداء بانتظام مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة. استخدم البيانات والرؤى لتحديد مجالات التحسين وتحسين الاستراتيجية بشكل مستمر لضمان استجابتها لديناميكيات السوق المتغيرة وأهداف العمل.

مزايا استراتيجية المشتريات الناجحة

يوفر تنفيذ استراتيجية مشتريات قوية فوائد كبيرة:

• وفورات في التكاليف: من خلال التوريد الاستراتيجي والمفاوضات المحسنة.
• الكفاءة التشغيلية: تبسيط العمليات، وتقليل المهام الإدارية، وتسريع دورات الشراء من خلال الأتمتة والتكنولوجيا.
• تخفيف المخاطر: حماية المؤسسة من اضطرابات سلسلة التوريد وضمان استمرارية الأعمال من خلال تقييم المخاطر وإدارتها بشكل استباقي.
• تحسين علاقات الموردين: تعزيز التعاون والابتكار والشراكات طويلة الأجل.
• ميزة تنافسية: تمكين المؤسسات من التنقل في تعقيدات الأعمال الحديثة بمرونة وسرعة أكبر.

في الختام، تعد استراتيجية المشتريات المصممة والمنفذة جيدًا أحد الأصول الهامة. إنها تمكن المؤسسات من تحسين الإنفاق وإدارة المخاطر وتعزيز الكفاءة والمساهمة بشكل كبير في النجاح الشامل والمستدام.

المصدر: IBM - ما هي استراتيجية المشتريات؟ المؤلف: Matthew Finio, IBM Consulting