هذا المقال جزء من ملفنا عن الذكاء الاصطناعي والأتمتة للصناعة.
يرسل عميل عبر واتساب صورة لوحة تعريف نصف ممحوّة، مع رسالة: «أحتاج القطعة نفسها، أو ما يعادلها، قبل الأسبوع القادم». يفتح المندوب كتالوج PDF أول، ثم ثانياً من علامة أخرى، ثم قائمة الأسعار، ثم حالة المخزون. يتصل بزميل «يعرف هذه الفئة جيداً». ويخرج عرض السعر في اليوم التالي، وأحياناً بعد ذلك.
في هذه الأثناء، ينتظر طلبان آخران. وربما أرسل العميل الصورة نفسها إلى منافس.
لماذا يكلّف هذا الوقت كثيراً
تحضير عرض سعر تقني ليس بيعاً بالمعنى الدقيق. إنه بحث: إيجاد مرجع، والتحقق من التوافق، وإيجاد البديل المتوفر، وحساب السعر. بحسب دراسة State of Sales من Salesforce (2023، أكثر من 7700 مندوب مبيعات في عدة دول)، لا يقضي المندوبون في المتوسط سوى 28% من أسبوعهم في البيع. والباقي يذهب في تحضير العروض وإدخال البيانات والمتابعة.
هذا الرقم ليس تونسياً ولا يخص الصناعة وحدها. لكنه يعطي حجماً تقريبياً: في كثير من الشركات، لا يُقضى معظم وقت المبيعات مع العميل.
ويبدو أن الصناعيين التونسيين أدركوا ذلك. ففي مقياس الصناعة 4.0 الصادر عن EY وNovation City (2022، 74 شركة)، جاء التسويق والمبيعات في المرتبة الثانية بين الوظائف المراد رقمنتها، مباشرة بعد الإنتاج.
وعلى المستوى الدولي، تصف McKinsey موزّعين يستخدمون الذكاء الاصطناعي لاقتراح المنتجات حساباً بحساب، ولخدمة صغار العملاء دون توظيف مندوبين إضافيين. وهي شركات توزيع، مثل كثير من الشركات التي تبيع المعدات الصناعية في تونس.
ما الذي يفعله مساعد عروض الأسعار، خطوة بخطوة
مساعد عروض الأسعار ليس نظام إدارة جديداً. إنه أداة موصولة بما لديكم، تتولى جزء البحث بدلاً من المندوب.
- يفهم الطلب. مرجع ناقص، أو وصف («أسطوانة مزدوجة الفعل، شوط 200 ملم»)، أو صورة لوحة تعريف، أو بريد بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية. ويستخرج منه ما يهم: نوع المنتج، والأبعاد، والعلامة الأصلية، والكمية.
- يبحث في كتالوجاتكم. يستعلم كتالوجات المورّدين والبطاقات التقنية وقوائم الأسعار، ويقترح المرجع الدقيق إن وُجد، أو البدائل من العلامات التي توزعونها.
- يتحقق من المخزون والسعر. انطلاقاً من تصدير نظام تخطيط الموارد أو واجهته البرمجية، يبيّن المتوفر وكميته والسعر المطبّق على هذا العميل.
- يذكر مصادره. كل اقتراح يحيل إلى صفحة الكتالوج أو سطر قائمة الأسعار. يتحقق المندوب بنقرة واحدة بدل البحث.
- يُعدّ مسودة عرض السعر. يراجعها المندوب ويعدّلها ويعتمدها، ثم يرسلها من أدواتكم المعتادة.
تُسمّى التقنية التي تقف وراء البحث في مستنداتكم الخاصة غالباً RAG (التوليد المعزّز بالاسترجاع). نشرحها في هذا المقال عن RAG في الشركات. وللأسئلة التقنية الأوسع (عزم الشد، والتوافق، وسجل العميل)، اطّلعوا أيضاً على مساعد يعرف كتالوجاتكم وأدلّتكم التقنية.
ما الذي لا يفعله
- لا يرسل شيئاً إلى العميل وحده. السعر أو المرجع الخاطئ مكلف. المندوب يعتمد دائماً.
- لا يستبدل نظام تخطيط الموارد. بل يقرأه، عبر التصدير أو الواجهة البرمجية. نشرح لماذا نفضّل التكامل على الاستبدال في فخ أنظمة تخطيط الموارد.
- لا يعرف إلا ما تعطونه إياه. إذا غاب كتالوج أو كانت قائمة أسعار قديمة، فستكون إجابته كذلك. جزء من العمل هو تحديد المصادر المعتمدة.
- لا يحدد سياستكم التجارية. الخصومات والشروط والأولويات تبقى قرار فريقكم.
كيف تبدأون صغيراً
لا داعي لربط كل الكتالوجات من اليوم الأول. يبدو النطاق الأول الواقعي هكذا:
- فئة منتجات واحدة: مثلاً الهيدروليك، أو علامة تولّد كثيراً من طلبات البدائل.
- فريق واحد: مندوبان أو ثلاثة يتلقّون هذه الطلبات يومياً.
- مؤشر واحد يُحدَّد منذ البداية: المدة بين طلب العميل وإرسال عرض السعر، تُقاس قبل وبعد.
إذا أفادت الأداة في هذا النطاق، نوسّعها إلى فئات أخرى. وإن لم تُفد، نتوقف، وتعرفون السبب. وحين تصبح العروض أسرع، يكون السؤال التالي غالباً المتابعة: معرفة أين وصل كل عرض. نتناول ذلك في المتابعة التجارية حسب المنطقة.
إذا كان مندوبوكم يقضون في الكتالوجات وقتاً أطول مما يقضونه مع العملاء، فلنتحدث.
هل تواجهون هذه المشكلة؟ صِفوها في بضعة أسطر: ما الذي يحدث اليوم، ومن المعنيّ، وكم تكلّفكم من الوقت. نعود إليكم سريعاً، عادةً خلال 48 ساعة عمل، لنقاش قصير: لفهم مشروعكم ومعرفة ما إذا كنا الشريك المناسب.
المصادر
- Salesforce، State of Sales، 2023 (أكثر من 7700 مندوب): salesforce.com
- McKinsey، الذكاء الاصطناعي في مبيعات التوزيع: mckinsey.com
- مقياس الصناعة 4.0 من EY وNovation City، 2022، ملخّص في Managers (بالفرنسية): managers.tn