نهاية الشهر. يُعدّ مسؤول المنطقة تقريره فيكتشف أن عرض سعر مهماً، أُرسل قبل ستة أسابيع، قد ضاع. وقّع العميل مع غيرنا. لم يتابعه أحد: كان البائع منشغلاً بملف آخر، وكان العرض محفوظاً في جدول بيانات لا يفتحه سواه.
في المنطقة المجاورة تجري المتابعة في دفتر. وفي منطقة ثالثة في صندوق الرسائل المرسلة. وصباح الاثنين يذهب معظم الاجتماع التجاري في إعادة تركيب وضع كل ملف من الذاكرة. هذا المقال جزء من سلسلتنا عن الذكاء الاصطناعي والأتمتة للصناعة، ويتناول مشكلة واحدة فقط: وضوح الرؤية على عروض الأسعار المفتوحة.
لماذا تكلّف أكثر مما يبدو
وقت البائعين هو أول الخاسرين. بحسب دراسة State of Sales من Salesforce (2023، أكثر من 7,700 بائع، وهي شركة برمجيات)، يقضي البائعون في المتوسط 28% من أسبوعهم في البيع. ويذهب الباقي في إعداد العروض وإدخال البيانات والمتابعة. لا يقيس هذا الرقم السوق التونسية، لكنه يشير إلى اتجاه: كل ساعة تُصرف في البحث عن وضع عرض سعر هي ساعة أقل مع العميل.
والكلفة الثانية أقل ظهوراً: عروض تضيع دون أن يقرر أحد ذلك. العرض الذي لا يُتابَع لا يموت برفض، بل يموت بالصمت.
وقد انتبه الصناعيون التونسيون إلى الموضوع. في مقياس الصناعة 4.0 الذي أعدّته EY وNovation City (2022، 74 شركة)، جاء التسويق والمبيعات في المرتبة الثانية بين الوظائف المطلوب رقمنتها، بعد الإنتاج مباشرة. ويُظهر المقياس نفسه أن 7% فقط من الشركات المستجوَبة تتابع مؤشرات أداء محددة. الرغبة موجودة، والقياس أقل بكثير.
وفي أماكن أخرى بدأ التحول. في استطلاع B2B Pulse من McKinsey، يطبّق 19% من المستجيبين الذكاء الاصطناعي التوليدي فعلاً في الشراء والبيع بين الشركات، و23% في طور تطبيقه. وتذكر McKinsey موزّعاً لمواد صناعية بنى محرّكاً يقيّم فرصه القائمة ويرتّبها حسب الأولوية. هذه أمثلة أجنبية وبحجم مختلف: تبيّن ما هو ممكن، لا ما ستربحونه.
ماذا يمكن لأداة المتابعة أن تفعل، خطوة بخطوة
الهدف ليس نظاماً ضخماً لإدارة العملاء، بل أصغر أداة تجيب عن سؤال واحد: أين وصل كل عرض، وأيّها يحتاج إلى متابعة اليوم؟
- جمع العروض في مكان واحد. تجمع الأداة عروض الأسعار من حيث توجد أصلاً: صادرات نظام تخطيط الموارد، وجداول المناطق، والرسائل المرسلة. لكل عرض عميل ومبلغ وتاريخ وبائع وحالة.
- كشف العروض النائمة. العرض الذي لم يُرَدّ عليه بعد عدد من الأيام تحدّدونه أنتم يصعد تلقائياً إلى رأس قائمة البائع المعني.
- إعداد رسالة المتابعة. يكتب المساعد مسودة متابعة انطلاقاً من العرض وتاريخ العميل، بالعربية أو الفرنسية أو الإنجليزية. يراجعها البائع ويعدّلها ويرسلها.
- عرض كل منطقة بنظرة واحدة. لوحة متابعة حسب المنطقة وحسب البائع: العروض الجارية، والعروض بلا رد، والعروض الرابحة والخاسرة مع السبب حين يكون معروفاً.
- التنبيه قبل نهاية الشهر. يتلقى مسؤول المنطقة كل أسبوع قائمة العروض المهمة المهددة بالضياع دون متابعة، بدل أن يعرفها وقت الحصيلة.
قد لا يختفي اجتماع الاثنين، لكنه يغيّر موضوعه: يصبح الحديث عن العملاء، لا عن إعادة تركيب الملفات.
ما لا تفعله الأداة
- لا تحلّ محل نظام تخطيط الموارد أو نظام إدارة العملاء. تتصل بهما عبر الواجهة البرمجية أو عبر الصادرات. نشرح السبب في مقالنا عن التكامل بدل الاستبدال.
- لا ترسل شيئاً إلى العميل دون موافقة. تُعدّ المتابعة، والبائع هو من يقرر إرسالها.
- لا تخمّن البيانات الغائبة. إذا لم يُسجَّل سبب الخسارة أبداً، فلن تخترعه اللوحة. جزء من العمل هو تبسيط الإدخال بما يكفي ليُنجَز فعلاً.
- لا تعد بنسبة تحويل. الأرقام في هذا المقال من دراسات منشورة، مذكورة بمصادرها. الربح الحقيقي يتوقف على وضعكم، ونقيسه معكم.
ابدأوا صغاراً: منطقة واحدة ومؤشر واحد
الطريق الأسلم هو البدء بمنطقة واحدة أو فريق واحد، بمؤشر يُحدَّد منذ البداية. مثلاً:
- عدد العروض التي بقيت دون متابعة بعد المهلة التي تعتبرونها عادية؛
- متوسط المدة بين إرسال العرض وأول متابعة؛
- نسبة العروض الخاسرة التي يُعرف سبب خسارتها.
نقيس المؤشر قبل، نشغّل الأداة، ثم نقيس بعد. إن أفادت وسّعناها إلى بقية المناطق. وإن لم تُفِد عرفنا ذلك بسرعة وبكلفة قليلة.
تتكامل هذه المتابعة جيداً مع بقية مشكلات السلسلة. إن كانت عروضكم تتأخر في الخروج، فاقرأوا مقالنا عن عروض الأسعار الصناعية. وإن كنتم تفكرون في أداة داخلية أوسع، فاطّلعوا على الأدوات الداخلية المبنية بالذكاء الاصطناعي.
إن كان مسؤولو المناطق لديكم يعرفون بالخسائر في آخر الشهر بدل أن يعرفوها في الوقت المناسب للتصرف، فلنتحدث.
هل تواجهون هذه المشكلة؟ صفوها في بضعة أسطر: ما الذي يحدث اليوم، ومن المعني، وكم تكلّفكم من الوقت. نعود إليكم سريعاً، عادةً خلال 48 ساعة عمل، لنقاش قصير: نفهم مشروعكم ونرى معاً إن كنا الشريك المناسب.
المصادر
- Salesforce، State of Sales، 2023: salesforce.com
- McKinsey، B2B Pulse والذكاء الاصطناعي التوليدي في المبيعات بين الشركات: mckinsey.com
- مقياس الصناعة 4.0 من EY وNovation City، 2022، ملخّص Managers (بالفرنسية): الاستراتيجية والمؤشرات، الميزانيات والأولويات