Playbooks d’audit fournisseur

Vous avez signé le contrat il y a plusieurs mois en pensant que tout se passerait comme prévu. Aujourd’hui le périmètre dérive, les factures gonflent, et personne ne retrouve la clause qui autorise ces écarts. Un audit léger remet les choses à plat avant que la relation ne se tende.

Ce qu’un audit express vérifie

• Périmètre vs. livraison : recevez-vous exactement ce qui est prévu dans le cahier des charges ?
• Dérive de planning : quels jalons ont bougé, qui a validé, et où est la preuve ?
• Exposition financière : taux, frais de changement et critères d’acceptation sont-ils toujours conformes au contrat ?

Un contrôle d’une heure

1. Rassemblez trois documents : contrat signé, plan de livraison du moment, deux dernières factures.
2. Surlignez les points non négociables (périmètre, SLA, processus d’approbation) et notez toute zone floue.
3. Comparez ligne par ligne : pour chaque livrable, notez « Conforme / Hors périmètre / Preuve manquante ».
4. Consignez les écarts avec un responsable et une date d’action, visible par vos équipes et le prestataire.

Gardez le rituel léger

• Passez la checklist toutes les six semaines : assez tôt pour repérer les dérives, assez léger pour ne braquer personne.
• Partagez la synthèse par écrit : cela rappelle que la traçabilité existe.
• Soulignez les points remis en conformité. L’audit n’est pas un « carton rouge », c’est un point de contrôle.

Quand faire appel à un tiers

Si le prestataire rechigne à fournir les preuves ou si la liste d’écarts grossit, un regard indépendant s’impose. Nous menons l’audit, rédigeons le plan de remédiation et pilotons la réunion de suivi pour que vous retrouviez une relation saine et prévisible.