Depuis le 15 avril 2026, le ministère saoudien des Ressources humaines et du Développement social (MHRSD) a changé les règles du jeu : seuls les nationaux saoudiens disposant d'un contrat authentifié électroniquement sur Qiwa comptent dans le calcul du taux de saoudisation.
Résultat : votre bande Nitaqat — et tout ce qui en dépend (permis de travail, appels d'offres, renouvellement des résidences) — dépend désormais de la capacité de votre système RH à communiquer avec la plateforme Qiwa.
Ce guide couvre les trois niveaux d'intégration disponibles, le flux de données entre Qiwa, Mudad, GOSI et Muqeem, ainsi que les erreurs techniques les plus fréquentes qui font échouer l'authentification des contrats.
Pourquoi l'intégration Qiwa est devenue incontournable en 2026
Qiwa, opérée par Takamol Holding sous l'égide du MHRSD, est le portail numérique centralisé du marché du travail saoudien. Mais avril 2026 en a fait la source unique de vérité pour les calculs Nitaqat.
Le calendrier de conformité :
- 15 avril 2026 — La simple inscription à la GOSI ne suffit plus pour la saoudisation
- 30 avril 2026 — 85% des contrats des nationaux saoudiens doivent être documentés sur Qiwa
- 30 juin 2026 — Le seuil passe à 90%
Les conséquences du non-respect : déclassement de la bande Nitaqat, gel des quotas d'expatriés, suspension des visas de travail, inéligibilité aux appels d'offres gouvernementaux, et amendes administratives du MHRSD.
La saisie manuelle via le portail convient aux petites structures. Pour toute entreprise de 50 salariés et plus, l'automatisation est la seule voie viable.
L'écosystème des plateformes gouvernementales
Qiwa ne fonctionne pas en silo. Comprendre l'ensemble de la stack évite les conflits de données qui font silencieusement chuter la conformité :
| Plateforme | Rôle | Donnée sensible |
|---|---|---|
| Qiwa | Authentification des contrats, suivi saoudisation | Termes du contrat et salaire |
| Mudad (WPS) | Protection des salaires, versement | Le salaire doit correspondre exactement à Qiwa |
| GOSI | Cotisations sociales | Données employés synchronisées depuis Qiwa |
| Muqeem | Iqama, résidence, visa | Statut du permis de travail |
La règle d'or : le montant du salaire dans le contrat Qiwa doit correspondre exactement à ce qui transite par Mudad. Un écart d'un riyal génère une alerte de conformité et le salarié saoudien perd son crédit de saoudisation jusqu'à résolution.
Les trois niveaux d'intégration
Niveau 1 — Portail uniquement (manuel)
L'équipe RH se connecte à qiwa.sa, crée les contrats via l'interface web et suit les statuts manuellement. Coût technique nul, mais le temps de traitement croît linéairement avec les effectifs. Viable en dessous de 20 salariés.
Niveau 2 — Plugin ERP
Les éditeurs de logiciels RH certifiés (SAP SuccessFactors, Oracle HCM, Zoho People, PalmHR, DocSuite) proposent des connecteurs Qiwa prêts à l'emploi. Le connecteur gère l'authentification, le formatage des contrats et la synchronisation des statuts au sein de l'interface SIRH existante. C'est la voie la plus rapide pour les équipes déjà sous un SIRH majeur.
Niveau 3 — REST API direct
Pour les systèmes développés sur mesure, les ERP on-premise ou les workflows non couverts par les connecteurs existants, l'intégration directe via les REST APIs de Qiwa offre un contrôle total. C'est ce que détaille ce guide.
Intégration REST API : le parcours technique
Prérequis
Avant le premier appel API, vous avez besoin de :
- Registre commercial (CR) actif et lié au compte Qiwa de l'établissement
- Certificat numérique de Takamol Holding — authentifie votre système auprès de l'API Qiwa (distinct de Nafath/Absher)
- Délégué autorisé enregistré dans le compte Qiwa Business
- Accès à l'environnement de test — Qiwa fournit un sandbox pour valider l'intégration avant la production
Flux d'authentification
Qiwa utilise OAuth 2.0 en flux client credentials. Votre système obtient un token bearer via le certificat numérique, qu'il inclut dans chaque appel :
const getQiwaToken = async () => {
const response = await fetch('https://api.qiwa.sa/oauth/token', {
method: 'POST',
headers: { 'Content-Type': 'application/x-www-form-urlencoded' },
body: new URLSearchParams({
grant_type: 'client_credentials',
client_id: process.env.QIWA_CLIENT_ID,
client_secret: process.env.QIWA_CLIENT_SECRET,
}),
});
const data = await response.json();
return data.access_token;
};Génération et soumission de contrat
Le flux principal pour un nouvel embauche :
const submitContract = async (token: string, contractData: ContractPayload) => {
const response = await fetch('https://api.qiwa.sa/v1/contracts', {
method: 'POST',
headers: {
'Authorization': `Bearer ${token}`,
'Content-Type': 'application/json',
'X-Establishment-ID': process.env.QIWA_ESTABLISHMENT_ID,
},
body: JSON.stringify({
employee_national_id: contractData.nationalId,
monthly_salary: contractData.salary,
job_title: contractData.jobTitle,
contract_start_date: contractData.startDate,
contract_duration_months: contractData.durationMonths,
work_location: contractData.workLocation,
}),
});
return response.json();
};Après soumission, le contrat entre en état en attente d'acceptation par le salarié. Le national saoudien doit se connecter à son compte Qiwa Individus et accepter le contrat numériquement avant qu'il soit comptabilisé dans la saoudisation. Votre système doit interroger périodiquement l'endpoint de statut ou s'abonner aux événements webhook pour suivre cette étape.
Interrogation du statut Nitaqat
const getNitaqatStatus = async (token: string) => {
const response = await fetch('https://api.qiwa.sa/v1/establishment/nitaqat', {
headers: { 'Authorization': `Bearer ${token}` },
});
const data = await response.json();
return {
band: data.nitaqat_band, // Platinum | High Green | Mid Green | Low Green | Red
saudizationRate: data.saudi_percentage,
pendingContracts: data.pending_authentication_count,
};
};Interroger ces données hebdomadairement — ou lors de changements de statut de contrat — donne à votre tableau de bord RH une vue en temps réel des bandes Nitaqat sans connexions manuelles au portail.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
1. Écart de salaire entre Qiwa et Mudad Cause principale de perte de crédit de saoudisation. Le salaire mensuel brut dans le contrat Qiwa doit correspondre exactement à ce que Mudad traitera. Les indemnités, déductions et primes doivent correspondre à la configuration de paie.
2. Délai d'acceptation expiré Qiwa exige l'acceptation du salarié — l'employeur ne peut pas court-circuiter cette étape. Les contrats en attente pendant plus de 30 jours sont généralement annulés. Automatisez des rappels (WhatsApp ou SMS) à 7 jours et 14 jours après soumission.
3. Groupes multi-établissements Les entreprises avec plusieurs CR gèrent des comptes Qiwa Business séparés par établissement. Votre intégration doit router chaque contrat vers le bon identifiant d'établissement, sinon les calculs Nitaqat se fragmentent.
4. Échec du prérequis permis de travail Les contrats de ressortissants étrangers soumis avant l'activation de l'Iqama ou du permis de travail dans Muqeem seront rejetés. Ajoutez une vérification du statut Muqeem avant de soumettre des contrats de non-Saoudiens.
Relier la stack : synchronisation Mudad et GOSI
Une fois le contrat accepté dans Qiwa, votre intégration doit déclencher automatiquement :
- L'envoi des données de salaire à Mudad pour activer la couverture WPS
- L'inscription du salarié à la GOSI pour les cotisations sociales
- Pour les expatriés, la vérification de la résidence Muqeem
Une intégration propre traite les trois en un seul workflow de nouvelle embauche plutôt que trois tâches manuelles distinctes. Le guide de conformité WPS couvre en détail le volet Mudad de cette stack.
Pour les entreprises gérant également la facturation électronique ZATCA en parallèle, le guide d'intégration e-invoicing saoudien couvre la stack API parallèle.
Ce que l'automatisation économise réellement
La gestion manuelle de Qiwa pour une entreprise de 200 salariés consomme généralement 15 à 20 heures mensuelles d'équipe RH : saisie de contrats, vérification des statuts, relance des salariés, export des rapports Nitaqat. Une intégration REST API réduit ce temps à moins de deux heures — surveillance des exceptions plutôt que traitement de chaque cas.
Le coût de l'automatisation des workflows sur le marché saoudien suit le même schéma sur chaque plateforme gouvernementale : le coût d'intégration est amorti dès le premier trimestre.
Votre système est-il prêt pour l'intégration Qiwa ?
Si votre équipe saisit encore manuellement les contrats sur qiwa.sa, le seuil de 90% de juin 2026 est le dernier avertissement avant que les pénalités ne deviennent systématiques. La bande Nitaqat protège votre capacité à recruter des expatriés, répondre aux appels d'offres publics et renouveler les titres de séjour de vos collaborateurs.
Notre équipe a construit des intégrations Qiwa pour SAP, Oracle et des ERP sur mesure sur le marché saoudien. Pour un diagnostic de votre écart de conformité et une feuille de route d'intégration, démarrez la conversation ici.