Le 1er décembre 2020, le ministère saoudien des Ressources humaines et du Développement social a commencé à appliquer la dix-septième et dernière phase du programme de protection des salaires (WPS), qui couvre les établissements employant d'un à quatre salariés. Depuis ce jour, aucune taille d'employeur du secteur privé n'est exemptée : chaque établissement dépose chaque mois son fichier des salaires sur la plateforme Mudad.
La règle est la même pour un établissement de quatre salariés et pour un établissement de quatre mille. Le calcul, non. Dans une grande entreprise, un enregistrement manquant se perd dans le total. Dans une petite, chaque salarié pèse un quart, un tiers ou la moitié du taux. Cet article porte sur cette différence : pourquoi un petit établissement passe sous le seuil sur une seule erreur, d'où vient généralement cette erreur, et ce qui suffit chaque mois pour l'éviter.
Comment le programme a atteint les petits établissements
Le programme n'a pas commencé de façon universelle. Selon la page du programme sur le site de la GOSI (assurance sociale), la première phase s'est appliquée à partir du 1er juin 2013 aux établissements géants (3 000 salariés ou plus), et la onzième phase, en août 2017, a atteint les établissements de 60 salariés ou plus. Les phases sont ensuite descendues taille par taille jusqu'à la dix-septième, en décembre 2020.
Certaines pages en circulation affirment que l'obligation « est devenue universelle pour tout établissement d'un salarié avec les mises à jour de 2026 ». La date est fausse de six ans. Le ministère a annoncé la dernière phase le 1er décembre 2020, et il a rappelé en août 2023 que les fichiers des salaires doivent être déposés via Mudad. Ce n'est pas un détail historique : qui croit l'obligation récente croit aussi disposer d'une période d'adaptation, et il n'y en a pas.
Le taux se calcule sur la GOSI, pas sur votre fichier
Le ministère définit l'indicateur de conformité comme le nombre de salariés dont les salaires ont été virés via le système de protection des salaires, rapporté au total des salariés inscrits à la GOSI sur l'établissement. Le dénominateur est la liste de la GOSI. Chaque nom inscrit chez vous et absent du fichier des salaires fait baisser le taux, aussi propre que soit votre fichier. Nous avons détaillé les exceptions publiées et leur justification dans fichier WPS rejeté par Mudad : les causes, sans les répéter ici. Ce qui compte ici, c'est l'effet de ce dénominateur lorsqu'il est petit.
Le tableau de marge : combien d'enregistrements vous pouvez perdre
Le seuil qui figure par écrit dans un guide officiel est de 80 %. Le guide utilisateur des services de l'initiative d'amélioration de la relation contractuelle exige de l'établissement qui souhaite accueillir un salarié transféré « un respect du programme de protection des salaires d'au moins 80 % sur les trois derniers mois ». En retenant ce seuil, voici le nombre d'enregistrements qu'un établissement peut manquer sur un mois sans passer en dessous :
| Salariés inscrits à la GOSI | Enregistrements manquants tolérés | Taux après un enregistrement manquant |
|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 % |
| 2 | 0 | 50 % |
| 3 | 0 | 66,7 % |
| 4 | 0 | 75 % |
| 5 | 1 | 80 % (exactement au seuil) |
| 6 | 1 | 83,3 % |
| 9 | 1 | 88,9 % |
| 10 | 2 | 90 % |
| 20 | 4 | 95 % |
| 100 | 20 | 99 % |
Les quatre premières lignes correspondent exactement aux établissements de la dix-septième phase. Pour un établissement d'un à quatre salariés, un seuil de 80 % signifie zéro erreur. Aucun enregistrement manquant ne vous laisse au-dessus. Un établissement de cent salariés peut en manquer vingt le même mois et rester conforme.
Et le taux d'un petit établissement ne glisse pas, il saute. Un établissement de quatre n'a que cinq valeurs possibles : 0, 25, 50, 75 et 100 %. La « légère baisse » n'existe pas pour vous.
Deux lectures de « sur les trois derniers mois »
Le guide ne précise pas si les 80 % sont exigés pour chacun des trois mois séparément ou sur les trois mois cumulés. Nous n'avons trouvé aucun texte officiel qui tranche ; voici donc le calcul selon les deux lectures pour un établissement de quatre :
- Mois par mois : un enregistrement manquant sur un mois = 75 % pour ce mois = sous le seuil.
- Trois mois cumulés : 12 enregistrements au total. Un manquant = 91,7 %, deux = 83,3 %, trois = 75 %.
Même selon la lecture la plus clémente, la marge d'un petit établissement est de deux enregistrements sur un trimestre entier. Pour un établissement d'un seul salarié, soit trois enregistrements au total, un seul oubli donne 66,7 % dans les deux lectures. Le tableau de bord de Mudad affiche d'ailleurs le statut de conformité par mois et sur les six derniers mois : traiter chaque mois comme s'il était mesuré isolément est l'hypothèse prudente.
Où ce taux est réellement lu
On pourrait croire qu'un établissement de trois salariés n'est pas concerné, puisqu'il n'accueillera pas de salarié transféré cette année. Mais le taux n'est pas lu à un seul endroit :
- Accueillir un salarié transféré exige 80 % sur les trois derniers mois, selon le guide cité. Pour un petit établissement, recruter à l'intérieur du Royaume est souvent le moyen le plus rapide de pourvoir un poste, et c'est précisément ce qui se ferme. Les six conditions complètes sont dans conditions de transfert d'un salarié via Qiwa.
- Le certificat de saoudisation exige que l'établissement respecte la protection des salaires, et il conditionne l'accès aux marchés publics. Nous avons détaillé ses conditions et motifs de refus dans pourquoi Qiwa refuse le certificat de saoudisation.
- Un salarié qui part sans votre accord. Le même guide exclut des règles de transfert le cas du « non-paiement du salaire pendant trois mois consécutifs », et la preuve du non-paiement vient des données de protection des salaires, pas d'une plainte. Un salarié payé en espèces, absent du fichier pendant trois mois, ressemble pour le système à un salarié non payé.
Dans une grande entreprise, un départ de ce type est une perte parmi d'autres. Dans un établissement de trois, c'est un tiers de l'effectif.
D'où tombe l'enregistrement dans un établissement de quatre
Les infractions des petits établissements ne ressemblent pas à celles des grands. Il n'y a pas de logiciel de paie qui dérive de la GOSI sur des centaines de lignes. Il s'agit généralement de l'une de ces cinq causes :
- Un salarié parti et jamais retiré de la GOSI. Il a cessé de travailler il y a deux mois et son inscription n'a pas été mise à jour. Il est absent du fichier des salaires parce que vous ne le payez plus, et présent au dénominateur parce qu'il reste inscrit chez vous. Dans un établissement de quatre, cela suffit pour tomber à 75 %.
- Le paiement en espèces ou depuis le compte personnel du gérant. Le programme suit les salaires virés par les banques et établissements financiers dans le fichier déposé. Un salaire payé hors de ce circuit n'existe pas pour Mudad, même avec un reçu signé.
- Supposer que toute nouvelle recrue est exemptée. L'exception publiée concerne le salarié étranger nouvellement arrivé, pendant les 90 premiers jours suivant son entrée dans le Royaume. Un salarié transféré depuis un autre établissement à l'intérieur du Royaume ne vient pas d'y entrer : ne supposez pas que ce délai le couvre avant de l'avoir vérifié dans Mudad.
- Un congé à l'étranger sans justification. Le salarié en congé hors du Royaume n'est pas compté, mais toutes les exceptions publiées exigent une justification. Si elle n'est pas déposée, le nom reste au dénominateur.
- Un salaire dans le fichier différent de celui déclaré à la GOSI. L'enregistrement est alors rejeté, et la cause habituelle est une augmentation ou une indemnité mise à jour à un endroit et oubliée à l'autre. Le mécanisme est expliqué dans infractions WPS : le problème est dans vos données, pas dans Mudad.
Aucune de ces causes n'a de rapport avec le paiement du salaire à temps. Le petit établissement en infraction paie généralement ses salariés, puis il est mesuré sur un document qui ne correspond pas à ce qu'il a payé.
La routine mensuelle qui suffit à un petit établissement
Un établissement de quatre salariés n'a besoin ni d'un logiciel de paie ni d'une intégration technique. Il lui faut cinq étapes, répétées chaque mois dans le même ordre :
- Exportez la liste des salariés inscrits chez vous à la GOSI et mettez-la à côté de la liste des personnes que vous paierez ce mois-ci. Tout nom présent dans la première et absent de la seconde doit être retiré de la GOSI, justifié ou ajouté au fichier. Décidez-le avant le dépôt, pas après.
- Payez chaque salaire par virement bancaire, depuis le compte de l'établissement, en riyals.
- Construisez le fichier à partir d'un modèle aux bonnes colonnes. Le modèle de fichier WPS gratuit donne les colonnes dans l'ordre attendu par la plateforme, et se génère dans votre navigateur sans envoyer aucune donnée.
- Vérifiez le fichier avant de le déposer. Le validateur de fichier WPS détecte les erreurs qui font rejeter un enregistrement : totaux incohérents, format du numéro d'identité ou d'iqama, validité de l'IBAN, doublons. Dans un établissement sans marge, l'enregistrement repéré ici fait la différence entre 100 % et 75 %.
- Déposez dans le délai. Depuis le 1er mars 2025, le délai est de 30 jours après la fin du mois au lieu de 60, et chaque mois se dépose séparément.
La première étape est la plus importante et la plus négligée, parce qu'elle ne se passe pas dans Mudad mais à la GOSI. Les outils vérifient le fichier que vous avez sous les yeux, mais aucun outil qui lit un seul fichier ne peut savoir que la GOSI contient un nom absent de ce fichier.
Conclusion
Les petits établissements sont entrés dans le programme de protection des salaires il y a six ans, mais le calcul qui les concerne est rarement écrit : avec un seuil de 80 %, un établissement d'un à quatre salariés ne peut absorber aucun enregistrement manquant sur un mois. Et cet enregistrement manquant vient le plus souvent d'un nom oublié à la GOSI ou d'un salaire payé hors banque, pas d'un salaire impayé.
Le taux de conformité de votre petit établissement a baissé alors que vous payez vos salariés ? Envoyez-nous la liste de vos inscrits à la GOSI et le dernier fichier des salaires déposé : nous vous indiquerons quel nom ou quel enregistrement a fait chuter le taux, et d'où il vient. Diagnostic gratuit et sans engagement via la page contact, ou consultez notre audit de conformité WPS si le problème revient chaque mois.